Técnicas de arquivo

ARQUIVO


O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

O arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.


TIPOS DE ARQUIVO: DOCUMENTAL E DIGITAL


• DOCUMENTAL


Tenha um arquivo de metal (ou de madeira, ou de plástico), não importa quantas ferramentas online você usar, há sempre aqueles documentos que você tem que ter cópias físicas. Caixas de sapatos não são a melhor forma de arquivar documentos a longo prazo, então invista um pouco e compre um arquivo de verdade. Pode ser um gaveteiro, um locker, uma pastas suspensas.

Deixar à mão apenas as coisas que utiliza com freqüência. “Se não vai usar sempre, guarde numa pasta, numa gaveta ou armário”,

O princípio de um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar também deve ser seguido, “São práticas que podem ser implantadas em qualquer local.


TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO

Organização

1- As gavetas nunca devem ficar abarrotadas ( cheias por demais)

2- As pastas também não devem ficar muito cheias.

3- Os furos do papel devem ser feitos de modo que fique organizado e reforçado com etiqueta.

4- Quando retirar um documento do arquivo, marque o local, para posterior recolocação.

5- Lembre-se que o arquivo deve ser funcional

3. deixe seu arquivo simples e fácil

você não precisa de um sistema super elaborado de arquivo. Dependendo de quanto papel você usa no seu dia a dia, pode ser que algumas pastas sejam suficientes para você. O mais importante é ter organizado: contratos, impostos e contas.

5. reserve um tempo para arquivar


Seus arquivos não vão se organizar sozinhos. Separe um tempo para tirar os papéis de cima da sua mesa e guardá-los no arquivo, estante ou lata de lixo! se você se programar para fazer isso com frequência, vai ser uma rotina de uns 15 minutos por semana e pronto.

6. se seus arquivos estão te deixando maluco, terceirize.


DIGITAL:

Com um sistema bem organizado encontramos rapidamente o que procuramos e não temos dificuldades em salvar arquivos nos lugares corretos.

lembrar de sempre adotar nomes de arquivos que apresentem palavras-chave sobre o seu conteúdo: esqueça o “oficio-004-2010″, e adote o “of-004-10-solicita-contrato-consultor”, ou qualquer outro padrão que permita uma rápida busca por palavra chave a partir do nome do arquivo, sem ter de ficar clicando para abrir cada um dos numerozinhos que aparecem na sua pasta.


É vantajoso concentrar os arquivos em poucas pastas, pois os próprios recursos nativos do sistema operacional facilitam a busca visual pelos nomes dos arquivos, além de oferecer recursos comuns como ordenação por nome, por data, por tipo, etc. – e, quando necessário, basta pressionar poucas teclas para listar todos os arquivos que tenham em seu nome a palavra-chave que estiver procurando Primeiro é preciso que você saiba que um diretório é uma pasta do seu seu computador que tem como objetivo organizar arquivos que possuem uma natureza semelhante (vídeos, por exemplo), e depois que um subdiretório é um diretório que existe dentro de um outro diretório.

01 - Um bom diretório raiz é fundamental. Antes de fazer qualquer coisa no seu computador é preciso que você tenha uma identidade forte dentro do sistema de arquivos, por isso escolha um nome de forte lembrança e fácil digitação, e use-o para criar um diretório principal que vai organizar todos os seus outros diretórios e arquivos pessoais. Esse diretório é chamado diretório raiz e tudo que você têm vai dentro dele. Você pode criá-lo em qualquer lugar do sistema, mas um lugar bom para criá-lo é por exemplo a pasta Meus Documentos do Windows. Para criar um diretório no Windows clique com o botão direito no lugar onde você estiver, depois vá no menu Novo, e depois no ítem Pasta. Crie seu diretório raiz e passe para o próximo passo.

02 - Crie subdiretórios para seus arquivos. Você deve criar subdiretórios de grande importância dentro do diretório raiz. Dependendo do tipo de informação que você organiza os nomes para os subdiretórios devem ser diferentes. Digamos que você possui muitas músicas, têm alguns vídeos e trabalha muito criando documentos do Word para universidade ou trabalho. Então, para você é interessante subdiretórios dentro da raiz que possam armazenar esses arquivos coerentemente. Músicas, Vídeos e Documentos do Word seriam os nomes ideais para você criar subdiretórios dentro da raiz a fim de organizar seus arquivos. Crie os diretórios pessoais dentro da raiz de acordo com suas necessidades e passe para o próximo passo.

03 - Na hora de salvar arquivos, faça-os nos subdiretórios corretos criados no passo anterior. Quando for o momento de escolher nomes para os arquivos você deve prestar uma atenção especial. Use sempre nomes detalhados que remetam ao verdadeiro significado do arquivo. Você possui muitos arquivos e é bom ter nomes específicos para cada um deles. Por exemplo, o nome "Esboço de planos para reunião 04.maio do partido.doc" é um nome muito mais interessante do que simplesmente planos.doc. Seguir essa dica é uma atitude que ajuda muito quando você for usar os seus arquivos no futuro.

Lembrem-se de nunca salvar seus arquivos fora do diretório raiz. Fora do diretório raiz existem arquivos de outros usuários e de programas do sistema, é fundamental deixá-los isolados para trabalharem corretamente. Então, resumindo: Não economize tempo na hora de criar subdiretórios para organizar seus arquivos, muito menos na hora de nomear esses arquivo e salvá-los no lugar correto. Fazendo isso você terá um sistema com mais harmonia.